Регламентация бизнес процессов предполагает описание процессов взаимодействия разных сотрудников предприятия.
Важно отличать регламентацию бизнес-процессов от инструкции, которая касается в большинстве случаев только одного конкретного исполнителя.
То есть, всё множество инструкций по выполнению конкретных работ для каждого пользователя представляют собой один массив данных. В свою очередь, регламентации составляются по каждому бизнес-процессу и описывают порядок взаимодействия всех включённых в конкретный бизнес-процесс пользователей, при этом каждый процесс составляет отдельный массив данных.
Цели регламентации
Процессы нужно описывать и регламентировать для:
• Анализа проблем, узких мест, потерь при выполнении процессов с последующей разработкой и реализацией мероприятий по улучшению;
• Стандартизации деятельности, обеспечения четкой повторяемости процессов и возможности управления ими;
• Тиражирования опыта в другие организации (филиалы, новые предприятия);
• Накопления знаний и передачи их новым сотрудникам (при обучении, приеме на работу)
• Для проведения внутренних аудитов.
Регламентация процессов — плюсы и минусы
В данном случае, сотрудник получает инструкцию для работы, работая в соответствие с которой он будет уверен, что поступает правильно, а руководитель получит надежду, что инструкция будет исполняться и нет необходимости в постоянном личном контроле. Конечно, у данного подхода есть противники, которые скажут, что это убивает свободу решений в Компании. Им можно возразить, что необходимую долю свободы можно внести в документы, а абсолютная свобода сотрудников вредна для Компании, поскольку внутри нее появляется фактор возмущения, который может помешать выполнению работ.
Поэтому будем считать, регламентация процессов предприятия необходима и пойдем далее. Что нам нужно, чтобы создать инструкции и регламенты? Нам необходимо подробно описать действия каждого сотрудника в различных ситуациях. Фактически мы должны описать последовательность действий сотрудников всего предприятия от поставщика до клиента.
